三、数字化管理的耕耘者
档案管理数字化是信息时代档案工作的一个重要特点，工程项目档案数字化是工程档案管理的一项重要内容。当前，纸质档案依然是工程项目档案的主体。贵冶工程项目档案绝大部分为纸质，要实现数字化绝大部分需要通过扫描或数码成像等设备进行转 www.xxk123.com (www.xxk123.com)化。贵冶工程项目档案在建设单位只是短暂停留，贵冶档案管理部门才是工程项目档案的最终归属。指望工程项目建设单位开展纸质档案的数字化转换既不现实，也难以操作。贵冶档案管理部门自然成了项目档案数字化管理的主力军。
贵冶档案部门在管理好工程建设项目纸质档案的同时，将工程项目档案电子化作为档案信息资源建设的一项重要工作。1999年
厂领导和工程建设项目经理部大力支持档案现代化管理，为档案部门配置了部门级网络服务器、网络光盘库、a0工程图纸扫描仪和绘图仪、多台pc机网络工作站、普通扫描仪、打印机等一系列网络设备，配置了thams2000档案管理、图纸处理等多种软件，建成了贵冶档案信息系统。此后档案现代化管理设备设施和管理软件得到不断更新和升级。贵冶档案管理信息系统通过fddi光纤环网接入贵冶主网，是贵冶主网的一个重要子网。在开展档案管理网络化建设的同时，不断加强档案管理。他们首先对工程纸质档案采取了一序列优化管理措施。工程建设过程中，档案馆工作人员多次深入建设单位检查应归档文件的完整、规范情况，对不规范或不耐久文件材料提出整改意见，对整改不合格的文件材料不予接收进馆。对已归档进馆的文件材料，严格按国家档案局颁发的《科学技术档案案卷构成一般要求》进行科学分类、组卷。在分类组卷的同时完成案卷条目信息录入和文件级条目信息录入工作，并利用清华紫光档案管理系统自动生成案卷封面、卷内目录、卷内备考表以及分类目录等多种检索工具并全部实现计算机打印。目前贵冶一、二、三期工程项目档案都实现了案卷级和文件级条目录入。对二期工程和三期工程全部竣工图和部分设备档案利用a0工程图纸扫描仪将其扫描转换成电子图像，再经工程图纸处理软件净化压缩后全文存入档案管理网络服务器以备查询和使用。全部电子文件都与档案数据库成功挂接。贵冶工程档案管理实现了纸质档案整编与档案网络化管理有机结合，完全改变了人写手抄的传统管理方式，工作效率大幅提高，纸质档案案卷质量得到大幅度优化。贵冶工程项目大部分档案成功实现了数字化转化，可多途径检索，厂内部局域网内用户均可网络浏览档案全文。
四、关口前移式管理的创新者
按照da/t28-20xx《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》的相关规定，建设单位负责工程在建过程中的档案管理，工程使用单位档案部门是工程项目经国家验收后档案移交的接收单位。工程使用单位档案部门是坐等移交接收还是主动出击对项目档案管理具有非常重要的意义。铁路警察各管一段，建设单位与工程使用单位档案部门沟通少，很多问题就可能得不到及时发现，等发现后又错过了最佳补救时机，将会造成无法估量的损失。要做好工程项目档案工作，工程使用单位档案部门关口前移非常重要。所谓关口前移也就是工程使用单位的档案管理部门摒弃坐等移交接收的思想，主动介入工程建设全过程，将重点工程档案意识强化、制度化管理、标准化管理、收集整编等质量控制关口前移到工程设计、施工、建设、监理等工程建设整个过程之中。
工程项目开工初期，组织制定工程档案管理细则，对工程档案管理工作提出原则性要求，将为工程项目文件材料的形成、积累、整理、编目提供制度保证的工作前移到项目文件材料形成之初。工程建设过程中，就工程项目竣工图、竣工文件中容易出现的问题开展研究，抢在竣工图和竣工文件编制之前向有关单位提出质量要求，指导各施工部门按照档案管理规范形成积累项目文件材料。针对**工程建设项目经理部档案人力不足的情况，派出经验丰富的档案管理人员坐镇工程建设部门一边整理工程档案，一边主动提供优质档案业务指导，直接控制归档文件的质量，对不符合质量要求的档案提出整改意见并敦促及时整改，工程档案质量控制关口前移到了工程建设部门，进馆工程档案质量得到了源头控制。馆内负责工程档案整理的同志则按照国家标准认真整编档案，强化档案案卷检查人的把关作用，发现问题及时纠正，密切与相关单位沟通，档案整编质量控制贯穿在工程建设整个过程，整编质量控制关口移到国家验收之前。关口前移式贵冶重点工程档案管理模式保证了档案管理工作与工程同步进行、同步发展，为提高工程档案的归档率、完整率、准确率和归档文件质量发挥了重要作用。
企业档案部门在重点工程档案管理中进行准确的角色定位,不仅需要智慧,更多是需要奉献。贵冶档案部门将自身定位为工程档案“制度化管理的推动者、程序化管理的坚持者、数字化管理的耕耘者、关口前移式管理的创新者”，档案部门从中需要付出更多的劳动和努力，偶尔还可能会因为不理解而被工程建设单位误会，但这种角色定位对推动和改善工程项目档案管理具有非常重要的作用，是使工程档案管理摆脱“说起来重要，忙起来不要”的境地、增添档案部门活力的一剂良方。