多功能一体机是集打印、复印、扫描、传真功能中两种或两种以上于一身的办公设备， 横跨IT和OA两大领域，具有集成化、数字化、占用空间小、性价比高等特点。自从 多功能一体机的概念由HP提出以来，它就受到广大用户的大力追捧。根据IDC 2003年 第四季度调查数据显示，多功能一体机2003年在中国市场取得了“井喷”式的发展，年增长率达到160%左右。
然而，由于多功能一体机功能复杂，对机器的维护保养提出了较高的要求。一般而言，操作人员在上岗操作前都应进行适当的培训学习，一体机内部每三个月的清洁保养应该由专业人员进行。一体机在使用过程中对环境也有一些特殊的要求，比如一体机一定要避免在潮湿、灰尘多的环境中工作，还应在远离阳光、热源和强磁场的环境。
随着冬季的来临，多功能一体机的使用也面临更多的问题。那么，一体机在使用中到底都应该注意哪些问题呢？日前，HP公司打印和成像领域的专家给用户提出了关于使用保养一体机的全面解决方案，希望这些建议能帮助用户更好地对它加以利用，使之真正成为中小企业办公的“好帮手”。
关于多功能一体机的使用环境
HP专家建议，多功能一体机应放置在平坦，坚固的表面上，周围环境要保持良好的通风，并确认以下环境条件是否满足：摄氏15---32.5(华氏59---90.5)；湿度：10%---80%。 避免阳光直射；设备周围有充分的空间，从而保证空气的正常流通和设备的便利操作。
关于多功能一体机扫描平板的清洁
扫描平板如果被污染，必定会影响到设备的扫描复印质量和扫描头的定位，所以，应定期对扫描平板进行清洁。关闭打印机，拔掉电源；使用略浸有非研磨玻璃清洁剂的软布或者海棉布清洁玻璃（注意：不要使用有化学性质的清洗剂如，研磨剂，苯，乙醛，酒精，四氯乙烷等，不要向玻璃板上直接倾倒液体）；用麂皮或者纤维海棉干擦玻璃来防污。
关于日常使用注意事项
不要把设备防止在距离窗口很紧的地方。空气中的灰尘较大，或者是有地毯的工作环境，由于灰尘颗粒比较细微，易进入打印机，造成光路不清洁， 引起打印浓度，重影，深浅不一等；复印和扫描的时候尽量使用质量比较好的纸张（推荐使用HP纸张，保证设备工作正常），以免再走纸过程中纸屑脱落进入设备，造成设备故障；保证设备清洁，尤其是平板玻璃，以免造成扫描头无法定位；保证电源环境的稳定（参考用户指南），但是尽量不要使用ups稳压电源；尽量避免使用太粗糙、压花纸或有涂层的纸、不完整的打印纸、多种纸混杂在一起、易溶化的然燃料纸（110摄氏度/秒）。
HP公司的专家还建议，切忌乱动机内的接插件和调整螺钉。非专业维修人员不要随便调节机内部件、卸下运动部件、插拔接插件等，否则会影响正常运行和某些关键部件的寿命。