发文机关名称根据情况可以省略，如人事部、教育部、国家语言文字工作委员会联合下发的《关于开展国家公务员普通话培训的通知》，标题中就省略了发文机关名称。
“公文主要内容”一项，党的机关公文称为“公文主题”。国务院的《国家行政机关公文处理办法》要求：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。”在实际工作中，公文标题中的“主要内容”这一项又被称为“事由”、“摘由”。
概括主要内容是拟定公文标题的关键，也是标题写作中技术性最强的一环。以下三种情况要尽力防止：
不明确。标题中对主要内容的表述含混不清，令人不知所云。例如《关于尽快修复三号公路的请示》这一标题，就可以有三种不同的理解：一是要求上级尽快修复三号公路；二是要求上级批准本单位修复三号公路的计划；三是要求上级出面干涉三号公路的修复事宜。到底是哪种意思呢？标题的含糊不清，容易使人产生误解，甚至可能影响工作的顺利开展。
不简练。标题中的主要内容是摘要性的，高度浓缩化的，不能面面俱到，臃肿庞杂。例如下面这个标题中的事由部分：《××县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告》，说了许多话，极力想把内容说得更具体、更清楚，结果反而更不清楚。
不规范。有个别公文的标题不按照现行格式写，而是刻意仿古，或者标新立异。例如，《呈报扩建校舍由》这一标题，就是仿古的写法，按照现行的格式，应写成《关于扩建校舍的请示》。
文种是公文标题的第三个组成部分，每一篇公文的标题，均应准确标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.主送机关
主送机关就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。主送机关与正文都用 3 号仿宋字体。
下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：
各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产建设兵团人事局：
向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。
3.正文
正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。
正文的写作是本书的重点讲述内容，下面将分文体一一详加介绍，此处从略。
4.附件标注(附件)
公文如有附件，应当在正文之后，机关署名或成文时间之前，注明附件顺序和名称。附件应当置于文件之后，与文件装订在一起。无附件的公文，省略此项。
标注的位置在正文下一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”二字，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字后加圆点，如“附件：１．××××××”，附件名称后不加标点符号。
5.成文时间
成文时间一般以领导人签发的日期为准；如系联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准。会议通过的重要公文，以会议通过日期为准。
成文日期要写明年、月、日，不得简写，行政公文要求必须用汉字书写，位于正文或机关署名下方，右空４字。联合行文由于公章较多，成文时间的位置有特殊要求，因联合单位的多少不同，有多种方式，可参见本书后附的《国家行政机关公文格式》。
会议通过的重要公文，如决议，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。
6.印章
除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文均应加盖公章。联合上报的公文，由主办机关加盖公章。联合下发的公文，联合发文机关都要加盖公章。
当公文排版后最后一页所余空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
加盖公章的要求见本书后附《国家行政机关公文格式》。
7.附注(印发传达范围)
公文如有附注（党的公文此项称为“印发传达范围”），加括号标注于成文日期下一行，居左空两字用3号仿宋字体标注。无需特别说明者，可以省略此项。