机关应用文的特定使用范围，对象和它所承担的任务，决定了它无论内容还是文字，必须如实地反映客观事物。在内容上一定要实事求是，不允许凭想当然主观臆断，甚至故意说假话，编造假情况。在有些文体中可以使用的合理想象、夸张渲染等等典型化手法，在机关应用文中是严禁使用的。诗歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“会须一饮三百杯”；小说可以驰骋想象，写狐鬼神仙，太虚幻境；杂文可以把道听途说拿来议论一番。就连以事实为依据的通讯报导， www.xxk123.com (www.xxk123.com)作者也可以在环境和气氛上加以烘托。一封书信，你可以想到那里写到那里，而不必去花时间核对细节。机关应用文则必须朴实贴切，比如，把叙述性的“错误是严重的”，写成结论性的“犯有严重错误”；把“给市民发放物价补贴”，写成“给群众发放物价补贴”；把“领导干部”写成“干部”，还有象“保护公共秩序”，“基本上是扎扎实实的”等，都是概念模糊，叙述
不贴切的表现。要防止把现象当作本质，把偶然发生的事，不典型的情况当作普遍存在的事。在使用概念和判断进行推理的时候，要十分周密，在同一时间、同一关系、同一意义下，保持同一的说法，不能有另外的说法，比如“这次会开得十分成功，但主要问题还没有从根本上解决”，既然十分成功，为什么又说主要问题没有解决呢?这就违反了形式逻辑的矛盾律。机关应用文是领导机关的文件，涉及面广，影响面大，切不可追求华丽而失实，造成思想混乱，使工作遭受损失。因此，准确、扎实是机关应用文的第三个特点。
工作质量和效率的高低，是衡量领导机关、领导班子水平高低，能否胜任的重要标志。体现在机关应用文上，就是积极倡导简捷明白，一语中的，力戒繁文套语、形式主义、烦琐哲学。在我们社会主义制度下，尤其如此。毛泽东同志在《反对党八股》中十分尖锐地指出：“我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又臭又长’”。一九四八年一月，毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中又指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，……而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”一九五二年二月，党中央发布了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》，指出：“凡文电必须认真压缩。各级领导同志责任重大，事务繁细……在写请示文电或写报告时，必须注意文字的简明扼要，条理清楚，便于阅读。现在有很多文电，既嫌冗长，又嫌杂乱……其结果，使领导同志对这些文电难看，或者就没有看，等于白写”。毛泽东同志的文章和党中央的指示，都把内容扼要，晓畅明快，作为机关应用文的一条基本原则提了出来。这对于我们现在撰写文件，仍有十分重要的意义。简练、明快是机关应用文的第四个特点。
由此可见，实用、严格、准确、简练是机关应用文所具有的特点，它们紧密联系、不可分割地体现在同一份文件中。有些同志把强烈的政治性和有固定格式单列出来作为特点，恐怕不尽妥当。实际上，政治性最强的不是机关应用文，而是政论文；格式要求最严的也不是机关应用文，而是古诗赋，特别是格律诗。当然，机关应用文的特点如何叙述，还可以继续探讨，以便表述得更准确、更科学。
第三节 机关应用文的类型
机关应用文的四个特点，是从它的外部联系中，即和别的文体比较而言的。要掌握机关应用文的写作规律和方法，仅仅了解其一般特点是不够的，还必须从它的内部联系中，进一步比较、分析、归类，把众多的机关应用文文体，划分成几种类型，进一步研究各类和每一类内部各种文体的特点、写法和关系。
国务院办公厅于一九八七年二月十八日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，把除外交、军事、法律等方面外的机关应用文划分为十类十五种：
第一类包括两种：《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是国家权力机关和行政机关发布重要法规，采取重大的强制性行政措施，任免、奖惩有关人员使用的。它又可分为公布令、任免令、授予令、指挥行政令以及特赦令、动员令、戒严令等等。这些《命令(令)》又可分为带附件的(如公布令)和不带附件的(如指挥行政令等)。《命令(令)》在军事部门使用更广泛，更经常。《指令》则主要是国家行政机关发布重要指示性和规定性相结合的措施或要求时使用的。这种文体目前很少使用，已逐渐被《决定》、《决议》所替代。
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