要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲 www.xxk123.com (www.xxk123.com)究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病，等等。
三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有
确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。要做到这一点，在用词上应从两个方面下功夫：
首先，词的内涵必须清晰。比如“叛徒”是叛变革命，为敌人效劳者。但“文化大革命”期间，许多同志仅仅是历史上被捕被俘过，或为了工作，打入敌人内部，也被说成“叛徒”，甚至把所谓“路线错误”也说成“叛徒”，这就从根本上混淆了敌我。又如一篇简报说：“王××竟然在会上公开批评领导，造成很坏影响。”领导为什么不能公开批评?怎么批评一下就造成很坏影响?如批评得对，就应支持，即使批评错了，也在所难免，说成“很坏影响”，也是不妥的。一查事实，原来是“公开地无理顶撞”，写成“批评”，就把事实歪曲了。
其次，对词的外延必须作适当的必要的限制。这是语言确切必不可少的。如鲁迅先生临终前，留下的遗嘱中有“万不可去做文学家和美术家”，很难使人理解，他便在“文学家和美术家”前面，加了“空头”二字，变成了流传于世的至理名言。又如，“学生会要支持学生的要求”，也不妥当。要求有合理的、不合理的，正当的、不正当的，不能凡要求都支持，应在“要求”前面加“正当”两个字。再比如，一九四五年抗日战争胜利后，蒋介石在美帝国主义支持下，挑起了内战。新华社为揭露美蒋勾结，写了一个揭露美帝国主义帮助蒋介石运兵的电讯稿，原稿有“当马歇尔呼吁东北和平和中国和平的时候”一句话，语法并没有毛病，但却容易使人理解为马歇尔是真要和平的。毛泽东同志在“马歇尔”后面加上“好象在努力”五个字，这就十分准确地把马歇尔的伪君子面貌揭开了。
四是概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。
在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力；第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性；第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。比如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》一文，在语言上，从头到尾体现出论断的特点。“抗日战争期间，我们党从一九四二年开始在全党进行整风，这场马克思主义的思想教育运动收到了巨大的成效。”一句话，概括了一九四二年党内整风的背景，性质和它的效果，对这次整风的巨大历史意义作了恰当的评价。又如“新民主主义革命的胜利是无数先烈和全党同志、全国各族人民长期牺牲奋斗的结果”这一论断，充分揭示了新民主主义革命胜利的根本原因，既恰如其分地肯定了全党和全国人民团结奋斗的业绩，没有把一切功劳都归于革命的领袖；同时，也不低估革命领袖的作用。实际上，“全党同志”中自然也包括了党的领袖在内。所以，在机关应用文中善于使用论断性的语言，可以收到思想深刻，言简意赅的功效。
在简报、调查报告，汇报提纲及总结等机关应用文中，常常使用一些事例。从语言上说，这些事例多带有综合性。一方面它对问题的叙述，本身是大量事实、事例的综合。如在一篇总结中谈到：“全室七个同志，每人都认真地回顾了自己在一九八五年的工作历程，畅谈了政治上、思想上和业务能力上的收获。”这个叙述，是建立在对全室七个人总结情况综合分析的基础上的。可以设想，如果对七个人的总结一个个加以描写，那么这篇总结就要真正成为名符其实的流水帐了。另一方面，即使写典型事例，也决不象讲故事、写小说那样铺衬、演绎、膨胀，而是尽可能用集约式的语言，说明它的概貌。如关于某区委常委组织生活会的情况报告，在谈到“有攀比思想，看左邻右舍”时，举了三个例子：一是“春节人家请我们，我们也发请柬请人家”；二是“人家搞午餐补助，我们也搞”；三是“人家发食物过年，我们也批准企业单位给职工发三至五元买食物”。三个事例都没有用很多话，但却十分具体而生动地反映了这些领导干部的“攀比思想”。这种语言的运用，是机关应用文有别于其他文体的重要特征。
Tag:写作知识，公文写作基础知识,公文写作知识，常用范文 - 写作知识