在机关应用文写作中，还要善于运用群众语言。这种群众语言，也应该是经过概括、提炼、加工的。因此，它比一般的群众语言更有代表性，覆盖面更大。如在一篇关于纠正党内不正之风的汇报提纲中，谈到一些党员领导干部以权谋私，利用他们手中的职权为自己晋级、提薪、增加津贴，收入比职工高十几倍时，引了这样一段话：“群众给这些干部写了一副对联，上联是：领导奖金上不封顶；下联是：群众奖金下不保底。横批是：当官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通报中谈到一些单位在用人上的不正之风时，指出：“有的领导干部竟然提出，在搞活经济中，要敢于使用那些‘能说会道，上窜下跳，会捞钞票’的能人，结果上了一些坏人的当，留下一屁股债。群众说他们是：没有请来能人，请来了坏人；没有请来财神，请来了瘟神，真是陪了妇人又折兵。”这些经过概括的群众语言，生动形象，活泼清新，用在机关应用文中，它的效果，要比我们写一串干巴巴的话不知好多少倍。
第六节 机关应用文的语言(下)
在机关应用文写作中，有几个最常见的词语，如“问题”、“要”、“亲自”、“进行”等，写的人，随手拈来，用得顺理成章；读的人，一掠而过，也不去品尝它的滋味了。实际上，这几个字词，在机关应用文中已经用泛了，用滥了，有的用到了闹出笑话的程度。因此，对这些不管写的人还是看的人都已习以为常的字词，很有必要把它突出出来，加以剖析，以便引起人们的警惕和重视，减少或避免出现一些常识性的错误或漏洞。
一说“要”。“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，使用很更多。机关应用文中的“要”尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。比如，“要坚决地改变思想政治工作中的软弱无力的状态，要自觉地正确贯彻执行中央的路线、方针和政策，要坚决地抵制和克服‘左’的和右的错误思想的影响”(《中共中央关于整党的决定》)。再如，“要在全党大大加强对马克思主义理论的研究，对中外历史和现状的研究，对各门社会科学和自然科学的研究”(《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》)。用“要”字作为一句话的开头，可以增强它的论断性、坚定性和原则性，观点明确，文字简洁，句子干净利落，有很好的作用。
但是，在汇报、报告、请示等上行文中，多属申明、叙事、祈使性的，一般不宜用论断句式，也不宜随便用“要”字。在一篇公文中有这样一段话：
“当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。要积极推进零售商业、服务业的改革，进一步扩大企业自主权，贯彻按劳分配的原则。要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度，使服务态度和职工的工资、奖励直接挂钩。要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰外，适当给予物质奖励；对待顾客‘冷、顶、撞、推’，严重损害顾客利益的人，给予经济制裁乃至行政处分。要进一步发展集体、个体商业网点，解决吃饭难、做衣难的问题。要努力改善服务设施，扩大服务项目，改进经营方式，方便群众。要积极发挥顾客和当地群众的监督作用，采取多种形式，定期听取群众的意见和要求。同时，要采取积极的态度，帮助商业服务业职工解决一些生活上急待解决的困难，调动职工群众的积极性。”
这段话看起来象是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。实际完全不是这么回事，恰恰是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。这就很不得体，很不切合身份了。那么，这是怎么造成的呢?关键在于一系列“要”字把事情搞坏了。汇报只能用计划、打算、商讨、请示性的语气来写，最忌讳使用必须、应该、一定等命令式的语气。不然，这个机关应用文的文种性质就发生了变化，它的效果、影响也完全不一样了。这段话可以作这样的修改：
“当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。我们准备继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。”以下各句统统去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字换作“我们还准备”，这段文字就能恢复它本来的汇报的性质，也符合汇报者的身份。
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