二说“亲自”。在一些机关应用文中，特别是简报、报告、总结、汇报提纲里，谈到领导同志的活动、言论，常常同“亲自”联系起来，什么“领导亲自到会作重要讲话”、“领导亲自主持会议”、“领导亲自参加植树活动”、“领导亲自到建筑工地视察”等等。在一份简报里有这样一段话：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，亲自主持研究方案，亲自开会部署、作动员，亲自主持召开知识分子座谈会，亲自参加谈心活动。”短短六十多个字，竟用了四个“亲自”，实在是用滥了，不仅完全多余，而且成了一种毛病，使人感到俗不可耐。目前在人们当中传为笑谈的所谓“亲自吃饭”、“亲自睡觉”、“亲自打牌”，“亲自跳舞”等，都是对滥用“亲自”的一种讥讽和嘲笑。
那么，为什么一些作者爱用“亲自”呢?无非两个方面的原因：一是强调领导对某项工作、某个事件、某项活动的重视；二是强调事情本身的重要，借领导参与、涉足的名义，扩大影响。也还有的认为里面难免有“取悦”、“讨好”、为领导“贴金”之嫌，这就说不清楚了。
其实，不论强调某项工作的重要，还是强调领导对某项活动的重视，都完全可以不用“亲自”而同样能够达到目的。比如前述那份简报中的一段话，如果把它改为：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，主持研究方案、开会部署、作动员，并召开知识分子座谈会，参加谈心活动。”不是丝毫无损于领导的重视吗?因为已经有了主要负责人，那么对于“主持”，人们决不会理解为是别的人的活动；同样的，开座谈会、作动员、参加谈心活动，也决不会算到别人的帐上。如此说来，那四次出现的“亲自”二字，都是多余的了。但愿在我们的机关应用文中，尽可能以至杜绝多余的话，多余的词和字，使它更朴实，更雅致，更大方。
三说“问题”。“问题”一词，在机关应用文中使用得更多、更普遍、也更随便。以至于用成了“问题”，人们往往还不认识它是“问题”，可见“问题”到了何等严重的地步。下面是一篇关于小城镇建设的调查报告中的一段话：“目前，小城镇建设需要研究和解决的有六个问题。一、具体政策问题，主要有：(1)关于建镇问题。这个问题又包括两个问题……。”读了这段不太长的文字，首先一个感觉，就是很别扭。大问题套着小问题，好象在做文字游戏。仔细分析全文，作者所说的“建镇问题”，是指建镇的标准，以及建镇后的职能和待遇。这本来可以直截了当地具体写出来，却偏要用“……”问题”来概括，往往把最本质的东西淹没在不恰当、不确切、更不高明的概括之中了。机关应用文中的概括，一定要准确、明晰、贴切，不能大而化之，笼而统之。上述调查报告中的“关于建镇问题”，干脆明明白白地写成“建镇的标准和建镇后的职能等没有明确规定”，岂不是更清楚吗?这样反倒可以免除一些“问题”。
那么，为什么在机关应用文写作中一些同志爱用“问题”呢?原因有：
第一，对所要写的事物缺乏认真、深入的分析和思考，没有找到事物的内在规律，而满足于一般的现象罗列。客观事物是极其复杂的。要认清它的本质，必须下一番苦功夫，动一番脑子，善于把感性的认识上升为理性的认识。这样才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的现象罗列。一般来说，在任何一个具体事情、具体矛盾、具体概念上冠以“问题”二字，都是比较简单，比较容易，对作者也是比较轻松的。但是，我们决不能图简便、图轻松，而使得机关应用文失于平庸、浮泛。
第二，对修辞不够讲究，缺乏应有的修辞知识。任何文章的写作都要注重修辞，机关应用文的写作同样如此。在机关应用文写作中，也要对语言精心选择加工，以增强语言表达的效果。如“问题”一词，在机关应用文中虽然是常用的词汇，但每次使用都应掌握得当，该用则用，该舍则舍，该变通则变通，免得重复、哆嗦，落俗套，破坏了整个文章的语言美。在一篇调查报告中有这样一段话：“我们感到这里反映的主要问题是个别领导不重视的问题，缺乏得力措施的问题，也是干部和职工政治、业务、文化素质低的问题。”这里面连续用了四个“问题”，但并没有给人多少新思想，新意境，相反地却使得语言乏味，更谈不上语言美。实际上，如果稍加变换，去掉几个“问题”，改为“我们感到这里反映的主要问题，一是个别领导不重视，二是缺乏得力措施，三是干部和职工政治、业务、文化素质低。”既不失原意，又简捷明快，读起来也流畅、顺口，特别是避免了“问题”来，“问题”去，给人俗不可耐的感觉。
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