4、档案保管必须专人负责，按档案管理制度规定做好管理及借阅，确保档案资料完整和保密性。
5、档案室要求达到防火、防潮、防质变等要求，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管安全。
三、环境卫生管理
东方明珠城社区具有绿化面积大，景观繁多，因此对社区园艺维护和保洁工作要求较高，管理处将根据这些特点拟定东方明珠城环境卫生操作手册，采用定点、定时、定岗的保洁服务，保洁员分区负责，具体实施如下方案：
（一）、清洁服务内容
垃圾清运、垃圾桶清洁、外围及楼宇内道路清扫、公共楼道、扶手及楼道玻璃、门清洁、公共设施外表保洁及屋面清洁等；
（二）、卫生清洁达标要求
1、楼内卫生
地面：无杂物、纸屑，无污迹；
墙面：无灰尘、水迹、污迹、斑点；
电梯间：无污渍、无手印、地板干净；
玻璃窗：明净、光洁、无污迹；
各种设施外表（如信箱、消火栓等）：外表清洁干净；
楼梯、扶手：无灰尘、无杂物；
垃圾收取：做到错过高峰期，及时收集，不留痕迹；
2、楼外卫生区域卫生要求
所管区域地面和道路：路面整齐、干净，无垃圾、沙土、纸屑、油迹等，无脏物，无积水（脏、臭水）；
绿化带、花草：无垃圾、脏杂物，花草叶无枯萎和明显积尘，花草盆无积水和异味，花草修剪整齐，摆放美观。
（三）、卫生检查监督制度
1、清卫部对环境卫生、绿化负全面责任。
2、清卫部定期或不定期走访业主，虚心听取业主的意见和建议，做好业主走访记录。
3、清卫部每天例行巡视检查制度，对管辖楼宇的各个楼层、区域的清洁卫生，以及设施的运行状态情况做到心中有数，发现问题及时报告，督促及时解决。
4、每月发放卫生及清洁材料，工具及材料领用应本着实际需要，努力降低消耗，节约成本的原则。
四、绿化管理
（一）、实现目标
园林式住宅小区
（二）、管理标准
定期耕种、除草、除虫、施肥、培土、浇水、补缺、换种。
乔木：生长缓慢的一年修剪一次，平时注重养护；
灌木：生长缓慢的一年修剪一次，生长较快的一年四至六次，分别为春秋冬季各一次，夏季两次；
花草：两至三月换一次，每星期进行施肥、补缺、除虫、除草，夏季每日浇水一次；
草坪：每星期除杂草一次，每月修剪一次。自动洒水系统夏季每日浇水；
绿化带：修剪整齐、高矮一致，种植稠密、无枯枝、无黄叶、无大面积虫斑、地面无杂草和杂物；
技术型园林（生长缓慢）：一季修剪两至三次，每月维护；
水：夏季三天换水一次，定期进行清除蚊蝇，加消毒剂、净化剂，冬天每星期换水一次；
流水系统：冬天做好保暖措施。
五、治安管理
东方明珠城社区作为慈溪市住宅样板社区，具有严格、正规的物业管理，尤其体现在治安管理，做到物防（智能化设备）与人防（保安人员）有机结合，实行24小时站岗、巡逻制，创建物业管理住宅防范星级单位。
（一）、管理目标
治安案件发生率千分之一以下，因管理原因造成的治安案件发生率为零，创治安防范五星级物业管理社区。
（二）、管理要求
1、加强治安队伍的建设，着装统一鲜明，定期开展军训、礼仪礼貌培训、业务操作培训以及突发事件处置培训。
2、治安人员以定位岗、巡查相结合，对社区实行24小时安全防范管理，确保社区内不发生恶性刑事案件即重大治安灾害事故。
3、运用电视监控、红外线报警系统、可视对讲系统、楼宇防盗门等现代高科技安防产品，对进出社区的人员、物品进行有效控制，防止越墙、越房进入社区。加强巡逻，管理处对每一名当班治安人员配备对讲机一只，用于相互协调，提高工作效率。
4、掌握业主的基本情况，业主熟悉率达到75％以上，积极帮助业主解决临时困难。服务中心要建立常住入口、外来入口情况登记薄和房屋出租登记本，并经常与居委会及有关部门保持联系，共同做好社区日常管理。
5、抓好工作制度落实，切实做好外来人员出入社区查验登记制度、大件物品出社区盘查制度、治安巡逻制度等，确保工作质量。
6、除治安人员的其他物业工作人员，作为社区管理的一份子，也是管理区的义务安全员，有义务对各种可疑因素或突发事件及时向管理处或协助治安人员处理。
7、与业主形成安全防范共同体，设置安全求救电话，但业主发现可疑情况时可及时与监控中心联系，治安人员以最快的速度出击；与街道、派出所形成安联防小组，随时邀请相关部门协助工作、进行业务指导。
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